1.   Uma boa reunião deve começar muito antes dos participantes se encontrarem, seja presencialmente, seja por via informática;

2.   A primeira pergunta a fazer é esta reunião é realmente necessária? Se a reunião puder ser resolvida com menos custo e tempo, melhor;

3.   Se for mesmo necessária, há que determinar a lista de participantes, questionando se a presença de todos será imprescindível;

4.   Escolher um líder a quem caberá conduzir a discussão;

5.   Estabelecer os objectivos do encontro;

6.   Marcar data e local, definindo hora de início e término da reunião. E cumprir o estipulado. Não esquecer que tempo é dinheiro e calcular de que forma os salários dos participantes pode refelectir-se numa reunião improdutiva;

7.   Determinar uma agenda clara com os temas a abordar e disponibilizá-la previamente a todos os intervenientes;

8.   Responsabilizar os participantes pelo cumprimento das conclusões a que se chegar e pelas tarefas que forem adjudicadas;

9.   Avaliar a eficácia da reunião;

10. Não esquecer que a banalização das reuniões restira-lhes impacto. É preferível fazer menos, mas mais produtivas.

 

[1]Revista Única, Expresso. #1991, 23|Dez.|2010, p. 26